DMS
La prestación del servicio de reclamación de impuestos (Tax Reclaim) a los inversores exige que las entidades y los agentes de custodia conserven cierta documentación que reciben de sus clientes. La naturaleza de estos documentos puede ser diferente en función de cada entidad de custodia; podrá ser obligatoria u opcional y podrá ser genérica o específica de mercado.Desde siempre, las entidades de custodia han almacenado documentación física en armarios de archivos y han mantenido registros de dicha documentación en diferentes formatos, como por ejemplo en una hoja de cálculo Excel. Sin embargo, esta situación obliga a los usuarios a realizar continuamente verificaciones manuales de los registros de documentación con el fin de determinar las acciones adecuadas para imprimir diferentes reclamaciones.
Nuestra última creación, el sistema DMS (Documentation Management System) de gestión de documentación permite el registro de la información. DMS puede instalarse como una aplicación independiente o podemos crear un vínculo dinámico entre los registros de documentación y GTRS, a través del cual la documentación se registra directamente contra una cuenta dentro de GTRS. Este, a su vez, será el motor para generar las documentaciones impresas de las reclamaciones dentro de GTRS, con lo que se elimina la necesidad de realizar continuas verificaciones manuales.
DMS ofrece un proceso de flujo de trabajo que permite a los usuarios hacer un seguimiento del estado de cada documento individual, y también incorpora una función de agenda, de forma que los usuarios pueden controlar las fechas de vencimiento de los documentos y gestionar consecuentemente sus procesos de nuevas reclamaciones. También es posible crear una biblioteca de correspondencias dentro del sistema DMS para generar las diferentes cartas que pueden exigirse.
DMS se presenta de forma completa con un conjunto estándar de informes con formato predefinido que se pueden imprimir en papel o guardar como ficheros pdf. Existe también un módulo creador de informes disponible que le permitirá definir el contenido de sus propios informes y exportarlos al formato de los ficheros csv. Una vez que estos informes se asocien con el Scheduler, podrán ordenarse o programarse con anticipación para automatizar el proceso de generación de informes.
También se pueden adjuntar documentos externos escaneados y almacenar imágenes electrónicas en documentos en cada cuenta individual, con lo que se reduce el volumen de papel almacenado.
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