DMS
A prestação de um serviço de reembolso de impostos aos investidores requer que depositários e agentes conservem determinada documentação relativa aos seus clientes. A natureza destes documentos pode variar de depositário para depositário, pode ser obrigatória ou facultativa e pode ser genérica ou específica do mercado em questão.Ao longo dos tempos, os depositários têm guardado a documentação física em arquivos e mantido os registos de tal documentação em vários formatos, por exemplo numa folha de cálculo Excel. No entanto, isso significa que os utilizadores têm de efectuar constantemente verificações manuais da documentação registada para determinar a acção adequada relativamente à impressão dos vários pedidos de reembolso.
O nosso produto mais recente, o Sistema de Gestão de Documentos (DMS), permite o registo da documentação. O DMS pode ser distribuído como aplicação autónoma ou através de uma ligação dinâmica entre o registo da documentação e o GTRS, pelo que a documentação pode ser registada directamente numa conta do GTRS. Isto por sua vez torna-se na unidade para gerar a impressão do pedido de reembolso no GTRS, eliminando desta forma a necessidade de verificação manual permanente.
O DMS oferece um sistema de fluxo de trabalho que permite aos utilizadores acompanhar o estado de cada documento individual, e também uma função de agenda para que os utilizadores possam monitorizar prazos de validade de documentos e gerir o processo de novo requerimento em conformidade. É também possível criar uma biblioteca de correspondência no DMS para gerar as diferentes missivas que possam ser exigidas.
O DMS vem acompanhado de um conjunto padrão de relatórios pré-formatados que podem ser impressos em papel ou em formato PDF. A ferramenta possui também um módulo gerador de relatórios que permite ao utilizador definir o conteúdo do seu relatório e exportar o mesmo para um ficheiro de formato csv. Quando combinados com o Scheduler (agenda) estes relatórios podem também ser ordenados ou programados antecipadamente para automatizar o processo de emissão dos relatórios.
É também possível conectar um digitalizador externo e guardar imagens electrónicas de documentos em contas individuais, reduzindo assim o volume de papel armazenado.
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