DMS

これまで、カストディアンは実際の書類をファイル キャビネットに保管し、これら書類の記録を Excel のスプレッドシートなどさまざまな形式で管理してきましたが、これでは、還付請求ごとにどの書類んを印刷する必要があるかを確認するために文書記録を毎回手作業で調べなければなりません。

当社が開発した最新の DMS (文書管理システム) を利用すれば、このような面倒がなく、文書の記録を簡単に行えます。DMS はスタンドアロンのアプリケーションとして配備できますが、文書記録および GTRS 間にダイナミック リンクを作成し GTRS 内のアカウントと照合して文書を直接記録することも可能です。これにより GTRS から請求書の印刷を行えるようになるため、作業の確認を頻繁に行う必要がありません。

DMS をご利用になれば、ワークフロー プロセスで各書類の進行状況を追跡できるほか、スケジュール機能で文書の有効期限を監視したり、必要に応じて再請求プロセスを管理することも可能です。また、DMS 内に通信履歴ライブラリを作成して、各種書状を生成することもできます。

には、あらかじめ書式が設定されたさまざまな標準レポートが付属しており、これらはハード コピーまたは pdf ファイル形式で利用することができます。また、レポート ビルダー モジュールで独自のレポート内容を定義して、それを csv ファイル形式でエクスポートすることもできます。スケジュール機能と組み合わせて利用すれば、事前にこうしたレポートの作成予定を設定し、自動的に作成プロセスを進めることも可能になります。

さらに、外付けの文書スキャナーを利用して各アカウントに文書を電子画像データとして保管すれば、物理的な書類の保管スペースを節約することも可能です。