DMS
Um Anlegern einen Steuerrückforderungsservice bieten zu können, müssen Depotbanken und Vermittler bestimmte von ihren Kunden erhaltene Unterlagen pflegen. Diese Unterlagen können von Depotbank zu Depotbank unterschiedlich aussehen, sie können verbindlich oder optional, allgemein oder marktspezifisch sein.Früher haben Depotbanken physische Unterlagen in Aktenschränken aufbewahrt und Aufzeichnungen über diese Dokumente in verschiedenen Formaten geführt, z. B. in Excel-Tabellen. Dies bedeutet jedoch, dass die Anwender laufend manuelle Prüfungen anhand der Dokumentenverzeichnisse vornehmen müssen, um das richtige Vorgehen zum Drucken verschiedener Rückforderungen zu bestimmen.
Unsere neueste Entwicklung, das Documentation Management System (DMS), ermöglicht das Verzeichnen von Dokumenten. DMS kann als freistehende Anwendung implementiert werden oder wir können eine dynamische Verknüpfung zwischen dem Dokumentenverzeichnis und GTRS erstellen, so dass Dokumente direkt einem Konto in GTRS zugeordnet werden. Damit können wiederum in GTRS die Rückforderungen gedruckt werden und laufende manuelle Prüfungen werden überflüssig.
DMS bietet einen Arbeitsablauf, der Anwendern die Möglichkeit gibt, den Status jedes einzelnen Dokuments zu verfolgen, sowie eine Terminkalenderfunktion, mit deren Hilfe die Anwender die Ablaufdaten von Dokumenten überwachen und ihren Neuantragsprozess entsprechend gestalten können. Außerdem kann in DMS eine Korrespondenzbibliothek erstellt werden, um die verschiedenen eventuell erforderlichen Schreiben zu produzieren.
DMS wird mit einer Standardsuite vorformatierter Berichte ausgeliefert, die auf Papier oder als pdf-Dateien ausgedruckt werden können. Außerdem ist ein Modul zur Berichterstellung verfügbar, mit dem Sie Ihren eigenen Berichtsinhalt definieren und im csv-Dateiformat exportieren können. In Verbindung mit dem Scheduler können diese Berichte auch im Voraus angefordert oder eingeplant werden, um den Berichterstellungsprozess zu automatisieren.
Es kann auch ein externer Dokumentenscanner angeschlossen werden und es können elektronische Abbildungen von Dokumenten zu den einzelnen Konten gespeichert werden, wodurch der Umfang des Papierarchivs reduziert wird.
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