DMS

Traditionnellement, les dépositaires stockent la documentation physique dans des archives et en tiennent des registres sous divers formats, comme un tableur Excel. Cependant, cela signifie que les utilisateurs doivent continuellement faire des vérifications manuelles du registre de documents pour déterminer l’action adéquate d’impression de plusieurs demandes de remboursement.

Notre dernier produit, le DMS (Documentation Management System – Système de gestion de documents), enregistre la documentation. DMS peut être déployé comme application autonome, mais nous pouvons aussi créer un lien dynamique entre le registre de documents et GTRS, par lequel les documents sont directement enregistrés sur un compte dans GTRS. Cela devient à son tour le pilote de la création d’impressions de demandes de remboursement dans GTRS, ce qui supprime les continuelles vérifications manuelles.

DMS offre un processus de flux de travail qui permet aux utilisateurs de suivre l’état de chaque document individuel ainsi qu’une fonction de journal grâce à laquelle ils peuvent surveiller les dates d’expiration de documents et gérer leur processus de renouvellement de demandes en conséquence. Il est également possible de créer une bibliothèque de correspondance dans DMS pour créer les différents courriers nécessaires.

DMS est accompagné, dans la version complète, d'une suite standard de rapports préformatés qui peuvent être imprimés sur papier ou au format pdf. Un module de création de rapports est également disponible pour que vous puissiez définir vos propres contenus et les exporter au format csv. Associés au Planificateur, ces rapports peuvent être commandés ou programmés à l’avance pour automatiser le processus de reporting.

Il est aussi possible de relier un scanner de documents externes et de stocker des images électroniques de documents dans les comptes individuels, ce qui réduit le volume de stockage sur papier.