DMS

In het verleden bewaarden custodians fysieke documentatie in een archiefkast en hielden gegevens van dergelijke documentatie in diverse formats bij, bijv. een Excel-spreadsheet. Dit betekent echter dat gebruikers voortdurend handmatige controles ten opzichte van de documentatiegegevens moeten uitvoeren, om te bepalen wat de meest geschikte manier is om de diverse terugvorderingen af te drukken.

Met onze meest recente ontwikkeling, het Documentation Management System (DMS) (documentatiebeheersysteem) kan documentatie worden vastgelegd. DMS kan worden ingezet als een op zichzelf staande toepassing, of wij kunnen een dynamische koppeling aanleggen tussen het documentatiebestand en GTRS, waarbij documentatie direct voor een rekening binnen GTRS kan worden vastgelegd. Dit wordt dan de aansturing voor het genereren van afgedrukte terugvorderingsformulieren binnen GTRS, zodat de noodzaak van voortdurende handmatige controle wordt opgeheven.

DMS biedt een workflowprocedure waarmee gebruikers de status van elk individueel document kunnen volgen, en een agendafunctie waarmee gebruikers de vervaldatum van documenten kunnen bijhouden en zo hun nieuwe verzoekprocedures kunnen beheren. Tevens kunt u binnen DMS een correspondentiebibliotheek aanmaken om de verschillende vereiste brieven te produceren.

DMS heeft een volledige standaardserie vooraf geformatteerde rapporten waarvan papieren exemplaren of .pdf-bestanden kunnen worden geproduceerd. Er is ook een module beschikbaar voor het opzetten van rapporten zodat u uw eigen rapportinhoud kunt bepalen en naar een .csv-bestand exporteren. In combinatie met de Scheduler (agendafunctie) kunnen deze rapporten ook van tevoren worden besteld of ingeroosterd om de rapportageprocedure te automatiseren.

Ook is het mogelijk om een externe documentscanner toe te voegen en elektronische afbeeldingen van documenten onder de betrokken rekeningen op te slaan, zodat de hoeveelheid gearchiveerd papier wordt verminderd.